Например, внутренняя таблица себестоимости показывает, как компания формирует цену. Охрана таких сведений как коммерческой тайны зависит от перечня закрытой информации и организации работы с ней: кто получает доступ, как передаёт файлы и соблюдает правила. Подпись под соглашением о неразглашении решает лишь часть этой задачи.
Какие сведения допускают охрану
Коммерческая тайна — режим конфиденциальности, который помогает обладателю информации сохранять коммерческую выгоду. Для охраняемых сведений нужны действительная или потенциальная ценность вследствие неизвестности третьим лицам, отсутствие свободного законного доступа и установленный режим. Эти признаки определяет статья 3 закона № 98-ФЗ. Возможность охраны определяется этими признаками применительно к конкретным сведениям.
Перечень раскрывает, что компания сохраняет закрытым: например, внутренние расчёты, условия закупки или непубличный способ обработки заказов. Содержание, место хранения и ответственный за информацию помогают определить конкретный объект охраны. Формулировка «всё, что относится к работе компании» не помогает сотруднику отличить закрытый документ от разрешённого для передачи. Опубликованный прайс отличается по доступности от неизвестных покупателям расчётов.
Некоторые сведения закон запрещает относить к коммерческой тайне. Среди них система оплаты и условия труда, задолженность по зарплате, сведения о нарушениях законодательства и экологическая информация. Ограничения закреплены в статье 5. Поэтому гриф на сообщении о невыплаченной зарплате не меняет правовой статус этих сведений.
Секрет производства, или ноу-хау, имеет отдельные признаки по статье 1465 ГК РФ. Это сведения о научно-технических результатах или способах профессиональной деятельности, обладающие коммерческой ценностью от неизвестности. Обладатель принимает разумные меры конфиденциальности; режим коммерческой тайны — один из таких способов. Поэтому статус ноу-хау зависит от самого объекта охраны, а не от названия закрытого файла.
Обязательные меры и установление режима
Для компании статья 10 закона № 98-ФЗ предусматривает пять составляющих: перечень охраняемой информации, ограничение доступа с порядком обращения и контролем, учёт получивших доступ или сведения, условия использования сведений в трудовых договорах с работниками и гражданско-правовых договорах с контрагентами, маркировку носителей или документов. Режим считается установленным после принятия этих мер в совокупности.
Положение и документы о введении режима описывают порядок работы. Из них должно быть понятно, кто разрешает доступ и контролирует соблюдение правил, какие способы хранения, копирования и передачи допустимы. Дата приказа должна соотноситься с тем, когда компания подготовила документы, ознакомила работников и организовала доступ. Содержание приказа сопоставляют с фактическим выполнением всех мер.
Для маркировки используют гриф «Коммерческая тайна» и указывают обладателя. У юридического лица это полное наименование и место нахождения. Гриф наносят на материальные носители либо включают в реквизиты документов с закрытыми сведениями. Включение маркировки в новые документы сохраняет её и при обычном рабочем обмене.
Объём доступа и рабочие задачи сотрудников
Объём доступа зависит от того, кому нужны конкретные сведения и для какой работы. Доступ к папке внутреннего расчёта можно отделить от доступа к готовым предложениям клиентам. Скажем, менеджеру требуется итоговая цена, а разработчику — метод расчёта. Различие задач позволяет определить необходимый каждому объём сведений.
Учёт охватывает допущенных лиц и получателей переданных сведений. Способ учёта компания выбирает под свои процессы: записи о предоставлении прав, журнал передачи носителей или иной проверяемый порядок. Даты доступа и объём полученных каждым сведений позволяют восстановить передачу. Общий пароль у всего отдела затрудняет такую проверку; персональные учётные записи помогают различать действия пользователей.
Фактическая работа должна соответствовать письменным правилам. Если разрешили передавать файлы только через согласованный канал, сотруднику нужно предоставить этот канал. Порядок работы вне офиса и согласования копий тоже влияет на соблюдение режима. Технические средства подбирают по характеру сведений и рабочим задачам в дополнение к обязательным мерам.
Ознакомление работников и соблюдение режима после увольнения
Работодатель знакомит допущенного сотрудника под расписку с перечнем сведений, установленным режимом и мерами ответственности. Он также создаёт условия для выполнения правил. Эти обязанности закреплены в статье 11 закона № 98-ФЗ. Если доступ не предусмотрен трудовыми обязанностями, он осуществляется с согласия работника.
При ознакомлении правила связывают с обычными действиями сотрудника: отправкой расчёта заказчику, запросом на копию, хранением бумажного экземпляра. Подтверждение ознакомления показывает, какая версия перечня и правил была ему известна. Новая категория закрытых сведений может потребовать обновления документов и допуска соответствующих работников.
При уходе сотрудника порядок работы с информацией включает возврат имеющихся у него материальных носителей и прекращение ненужного доступа. Статья 11 прямо требует передачи носителей работодателю при прекращении трудового договора. Обязанность не разглашать сведения и не использовать их в личных целях без согласия обладателей сохраняется в течение действия режима, включая период после увольнения. Универсального срока «три года после ухода» для такого правила закон не устанавливает.
Договорные условия передачи контрагенту
Соглашение о неразглашении, которое часто называют NDA, закрепляет договорные обязанности получателя. Оно может быть отдельным документом или частью договора. Для режима коммерческой тайны компания вместе с договором применяет остальные меры статьи 10. Условия договора разграничивают охраняемые сведения, допустимые действия получателя и принимаемые им меры.
Условия передачи описывают цель, объём, круг допущенных лиц и согласованный канал. Дальнейшая передача, возврат или удаление копий после завершения работы и уведомление о нарушении требуют согласования. Например, подрядчику для настройки одного процесса может быть достаточно отдельного фрагмента документа. Сведения о получателе и составе переданного пакета позволяют сопоставить передачу с согласованным объёмом.
Отдельный порядок действует для законных запросов органов власти. Информацию предоставляют по законным требованиям органов в предусмотренных случаях. По статье 6 проверяют полномочия, цель, правовое основание и срок требования с учётом специальных правил. На предоставляемых документах сохраняют гриф с данными обладателя.
Изменение процессов и доказательства принятых мер
Изменение процессов, состава работников и подрядчиков требует проверки режима. Действующий перечень сопоставляют с тем, какие сведения компания теперь создаёт и использует. Ненужные разрешения и условия новых передач могут потребовать пересмотра. Прежние версии документов и записи о доступе помогают восстановить порядок на определённую дату.
При подозрении на утечку нужно установить состав переданных сведений, получателя и основание передачи. Исходные файлы, относящаяся к событию переписка и полученные законным способом записи системы позволяют сопоставить событие с перечнем, условиями договора и подтверждением ознакомления. Документы, созданные после события, нужно отличать от доказательств мер, действовавших раньше.
Право требовать возмещения убытков предусматривает статья 6.1 закона № 98-ФЗ; для нарушения права на ноу-хау действует статья 1472 ГК РФ. Предъявление требования предполагает установленное основание ответственности и подтверждения причинённых потерь. Для работника учитывают и специальные условия статьи 11, включая последствия несоблюдения мер работодателем.
Для ноу-хау сохранение конфиденциальности определяет срок исключительного права: при её утрате право прекращается по статье 1467 ГК РФ. Порядок создания, хранения и передачи конкретного закрытого документа показывает, как сотрудники и получатели соблюдают установленный режим. Порядок охраны сведений и условия их передачи можно разобрать с нами на консультации по защите ноу-хау.
